綜合檔案室建設標準及要求

　　綜合檔案室建設標準及要求

　　一、 組織領導和制度建設

　　1. 檔案組織管理

　　(1) 建立檔案工作， 設立檔案工作機構， 建立健全科學有效的檔案工作管理體制和管理網絡。

　　(2) 機關各級分管領導職責明確， 履職到位。

　　(3) 制定本機關、 本系統檔案工作中長期規劃或在機關工作中長期規劃中有檔案工作內容。

　　(4) 機關檔案工作接受同級檔案行政管理部門和上級業務主管部門監督、 指導， 按規定時限完成重大活動檔案移交， 檔案統計年報、 政府公開信息報送， 檔案進館及其他檔案業務工作。

　　2. 檔案工作人員

　　(1) 配備符合檔案業務管理要求的專職檔案工作人員并保持穩定。

　　(2) 檔案工作人員應持證上崗， 并積極參加檔案業務知識和技能培訓。

　　3. 檔案工作保 障制度

　　(1) 檔案工作列入各項具體業務工作程序， 與其他工作制度有機銜接， 為檔案工作順利開展提供保 障。 建立檔案工作獎勵和責任追究制度。

　　(2) 建立完善的檔案工作制度， 聯系單位實際， 可操作性強， 并根據需要進行修改完善。 包括機關檔案工作崗位責任制、文件材料歸檔、 檔案整理、 保管、 保密、 鑒定、 銷毀、 統計、 利用、 庫房管理、 文件交接、 離崗交接清點、 設施設備維護使用制度、 數字化信息安全管理以及重大活動(重 點建設項目 、 重大科研項目 ) 檔案管理辦法等。

　　(3) 按照實際情況制定或者轉發機關專業檔案管理辦法并報同級檔案行政管理部門備案。

　　二、 檔案資源建設

　　1. 檔案集中統一管理， 門類齊全， 材料完整

　　(1) 機關綜合檔案室集中統一管理本機關全部檔案。

　　(2) 建立健全機關檔案門類， 包括文書、 科技、 專門(會計、 人物、 專業) 、 照片、 聲像、 實物、 重大活動檔案以及政府公開信息、 資料等， 門類齊全。

　　(3) 各門類檔案材料收集規范、 真實有效、 齊全完整、 應歸盡歸。

　　2. 其他介質文件歸檔齊全

　　(1) 收集除紙質檔案之外的光介質、 磁介質、 銀鹽感光介質等其他載體形態的檔案材料。

　　(2) 按照數據標準， 收集各門類檔案的電子文件和數字副本文件， 包括機關網頁信息、 公務電子郵件及機關公務社交媒體產生的數字信息等。

　　三、 檔案信息化建設

　　1. 信息化規劃設施

　　(1) 統籌協調數字檔案室與單位電子文件形成部門、 國家綜合檔案館的關系， 實現文檔一體化、 館室一體化管理。

　　(2) 機關檔案信息化建設納入單位信息化建設總體規劃，統一規劃、 設計和配備檔案信息化基礎設施設備。

　　2. 數字資源

　　按照有關標準收集、 整理機關數字信息， 建立各種門類電子檔案的目 錄數據庫、 全文數據庫、 多媒體數據庫及專題數據庫等。

　　3. 應用系統

　　機關檔案管理系統符合國家對電子文件管理系統通用 功能的要求， 并與同級綜合檔案館信息接收平臺對接， 按照要求移交電子檔案及電子目 錄等。

　　4. 信息安全

　　(1) 定期檢查非紙質載體的可讀性， 確保其數據長期有效性; 及時備份檔案數字信息， 建立數據恢復機制， 保 障數字信息安全; 開展重要檔案異質異地備份。

　　(2) 開展紙質檔案數字化過程中， 采取嚴格信息安全保 障措施。 對涉密檔案嚴禁開展外包數字化。

　　四、 檔案安全保 障

　　1. 檔案用房及設施配備

　　(1) 檔案庫房、 閱覽室、 辦公室滿足開展檔案工作基本需求。

　　(2) 檔案庫房配備電子監控、 防盜報警器、 溫濕度記錄儀、滅火器、 空調機、 去濕機、 加濕器、 消毒機、 吸塵器、 符合標準的光源和遮光窗簾等檔案保護設備， 實現 “九防” 要求。

　　(3) 檔案裝具符合標準。

　　2. 庫房安全管理

　　(1) 檔案的出入庫登記內容準確、 及時; 庫房溫濕度記錄完整規范; 定期開展庫房安全檢查， 有庫房安全檢查記錄和總結;發現問題應有整改措施且落實到位。

　　(2) 制作檔案人員離崗交接清點臺賬， 辦理檔案交接手續，到同級檔案行政管理部門備案; 定期開展檔案清點工作， 并寫出清點報告。

　　(3) 制定檔案災害應急處理預案， 并組織演練、 培訓， 提高危機事件發生時相關責任人按照預案有序處置的能力。

　　五、 檔案服務利用

　　1. 檔案整理

　　嚴格按照國家標準整理各種門類、 各種載體檔案， 做到分類科學、 整理規范。

　　2. 檢索工具

　　(1) 按照要求編制各種門類、 各種載體檔案的檢索工具。

　　(2) 建立全宗卷， 材料齊全， 整理規范。

　　3. 檔案利用

　　(1) 嚴格借閱登記和利用效果反饋登記， 編制檔案利用效果實例匯編。

　　(2) 編寫機關大事記、 年鑒等; 配合機關中 心工作、 領導決策及社會需求等編制優 質檔案編研材料。

　　(3) 開展檔案鑒定銷毀和檔案解密開放工作。

　　(4) 積極實施檔案信息資源共享， 實現檔案信息資源的遠程利用; 在機關的網站上有政府公開信息等。

機關綜合檔案室設施設備一覽表(參考)