RFID智能檔案管理有序發(fā)展，戳準(zhǔn)用戶的哪些痛點(diǎn)？

隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲出現(xiàn)迅速膨脹;而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導(dǎo)致的問題也是日益凸顯，從而致使我國檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要。

有著多年行業(yè)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的某RFID企業(yè)負(fù)責(zé)人指出，當(dāng)前檔案管理工作中，有許多問題，突出的表現(xiàn)是：

(1)借還流程復(fù)雜，流通效率低下

現(xiàn)有的借還流程仍然需要人工打開資料扉頁并找到條碼位置然后才能掃描條碼。這樣的操作流程仍然較為繁瑣，借還效率比較低。同時，條碼容易破損，影響借還的效率。

因此，需要引入先進(jìn)的讀寫技術(shù)以簡化的資料借還流程，提高信息存儲的安全，提高信息讀寫的可靠對，也提高借還資料的速度。

(2)大資料盤點(diǎn)和查找工作量大

依靠人工的資料盤點(diǎn)工作，特別是已歸類的盤點(diǎn)工作量太大而且效率很低。管理員盤點(diǎn)資料要憑自身的記憶對資料進(jìn)行分類放置和記錄，費(fèi)時勞神卻又很難達(dá)到目的。引入先進(jìn)的RFID資料盤點(diǎn)工具和方法，可實(shí)現(xiàn)資料盤點(diǎn)的自動化或半自動化。

RFID非接觸、遠(yuǎn)距離、快速讀取多個標(biāo)簽的特點(diǎn)，使盤點(diǎn)工作簡單有效，RFID使從不能盤點(diǎn)到可以盤點(diǎn)、輕松盤點(diǎn);同樣，可以輕松實(shí)現(xiàn)順架等功能;歸檔時可以根據(jù)資料圖形化路線(相當(dāng)于電子地圖)指示管理員員按正確位置順利歸檔。

(3)借閱管理和安全防遺漏流程脫節(jié)

現(xiàn)階段依靠人工手工記錄的方式進(jìn)行借閱管理，一方面借閱工作量較大，另一方面亦存在數(shù)據(jù)登錄錯誤的情況，且在發(fā)現(xiàn)丟失資料的同時無法記錄丟失資料的信息或超期借閱無法跟蹤等待，對資料的日常盤點(diǎn)、補(bǔ)缺工作影響極大。

RFID系統(tǒng)對現(xiàn)有的管理模進(jìn)行改進(jìn)，借用RFID和IC卡信息記錄每份資料的進(jìn)出庫歷史記錄，從而可以與借還的歷史記錄進(jìn)行匹配，進(jìn)行資料自動跟蹤預(yù)警。

(4)管理人員工作繁重

資料管理工作人員由于積年累月的重復(fù)性勞動，加上資料管理工作本身就很繁重，很容易讓工作人員對資料室工作產(chǎn)生一定的消極思想;由于管理上存在缺陷，管理者對資料的管理也大傷腦筋。

目前，很多檔案館都是通過利用RFID系統(tǒng)對資料和檔案進(jìn)行管理，可以彌補(bǔ)管理上的缺陷，同時把工作人員從資料日常繁重的重復(fù)勞動中解放出來，其主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1) RFID技術(shù)大大減少了流通工作量，剩余的流通工作也是配合RFID技術(shù)的自動化工作，這樣大大提高了流通工作人員的工作積極性和精神面貌。

2) RFID技術(shù)也解放了大批流通工作員。

(5)資料室通過RFID技術(shù)，數(shù)字化管理

通過使用RFID技術(shù)，可在資料室中實(shí)現(xiàn)快速清點(diǎn)功能、借/還時即時資料識別和安全防盜功能、快速準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫檢查和更新功能等，這使得相關(guān)管理員的工作變得更加輕松，簡便。

綜上所述，RFID帶給資料室中的好處是顯而易見的，這些好處最終歸結(jié)到一點(diǎn)就是“加強(qiáng)資料管理、滿足各層面人員需求”。