智慧檔案管理解讀——RFID在檔案管理中的應用
檔案管理系統通過建立統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理;構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。
據了解，檔案管理領域都曾出現這樣狀況：使用的傳統檔案柜管理系統普遍存在流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時長、檔案盤點操作不科學、對失效檔案管理滯后等問題。
如何解決傳統檔案管理系統的缺陷
隨著計算機網絡技術和條形碼技術的飛速發展，在現有的技術條件下，把RFID技術和數字檔案館建設與檔案實體的科學管理結合在一起，實現一種科學高效，高度現代化管理的檔案館建設新模式已經成為可能。RFID技術作為一種新興的識別技術，廣泛應用于物資追蹤、生產自動化控制、倉儲管理、鐵路車輛和貨運集裝箱識別等領域。隨著RFID技術的日益成熟，使得將RFID應用在檔案管理中，有其借鑒性和可行性。
【案例】某銀行采用RFID檔案管理應用解決方案
基于RFID技術的檔案管理系統由中心數據庫和終端管理器組成，是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成RFID功能的RFID標簽、通道門、手持終端、發卡器等設備，是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。RFID讀寫設備的作用是負責將數據庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數據庫;RFID手持終端是管理員進行現場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數據導入至中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。發卡器作用是完成發放設置館員權限卡功能。
1)人員管理： 對于館內工作人員以及外來人員發放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的身份標識，RFID門禁卡采用內嵌RFID標簽的卡片，可在其中的RFID標簽的存儲晶片中多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權限操作等。
2)物品管理：對于需要管理的物品：檔案袋、檔案盒、密集架等。每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標簽，每張標簽作為檔案盒的身份標識。由于標簽數量大，使用相關的RFID標簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統一改寫。
在庫房檔案盤點時，館內工作人員使用相關的超高頻RFID讀寫設備進行庫內盤點。達到速度快、準確率高等效果。
檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現場核對，使用手持機修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。
同樣利用上述手持終端去查找一個特定檔案，查詢和核對其詳細信息。當需要將一份檔案上架到特定位置時，需要用手持機讀取待上架的檔案rfid標簽，然后讀取貨架儲位標簽，完成檔案與儲位的綁定，記錄到軟件系統。
當外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時， 我們提供一個小巧便捷的方式供零散檔案的登記。 庫管員或者服務大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來現在一個桌面式RFID 閱讀器讀取一遍，以登記到系統。 登記過的檔案從庫房門口的RFID通道門經過才不會報警。
歸還時的工作流程一樣， 需要先在窗口做歸還登記，掃描RFID芯片記錄到系統，如庫房門口時才不會報警。否則就會異常報警。
在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測RFID通道門，后臺系統把需要出入庫的檔案信息(編號、RFID號、出庫類型)推送到檢測服務，檢測服務通過通道門實時讀取標簽號，把讀取到的標簽號在待出庫標簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統報告非法出庫標簽，并聯動通道門報警系統。同時檔案經過RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠對檔案進行安全控制，達到防盜和監控的目的。
融安特是一家集開發、設計、服務于一體的科技型現代企業，作為檔案室智能管理和安全性解決方案的供應商，一直致力于檔案室智能管理系統的研發，在行業內提出“庫聯網”的概念，使庫庫聯網、庫庫查閱、庫庫檢索成為了現實，加大了管理半徑，真正實現了庫房內、外部設備管理上的大集成，實現了三者合一(庫房智能管理系統、智能密集架管理系統、檔案庫房智能環境監控系統、庫房檔案存儲管理系統)的大集成，使管理科學化、設備智能化、工作網絡化，大大節約了人力資源成本。
融安特聯合相關單位于2019年共同承擔了國家檔案局科技項目“基于低頻次利用的金融行業憑證類檔案大容量存儲解決方案研究”，旨在研究適用于金融行業檔案庫房紙質檔案大容量存儲、低頻次調閱的智慧管理模式。經過近兩年的研發調研，該項目圓滿完成，并獲得國家檔案局評審專家組的高度評價!該項目應用物聯網RFID技術及設備，實現檔案從生成、封裝、移交接收到出入庫、上下架全流程跟蹤管理，有效提升檔案管理水平和效率。
