歸檔文件整理規(guī)則規(guī)定的歸檔文件整理方法
歸檔文件整理規(guī)則規(guī)定的歸檔文件整理方法是將辦理完畢的公文，有選擇地收集起來，分門別類地整理集中，以備向檔案部門移交的歸檔的工作。國家檔案局2000年12月6日發(fā)布，2001年1月1日起實(shí)施中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》，以我國從20世紀(jì)50年代開始的立卷制度進(jìn)行改革，取消案卷，推行文件級整理，山東省檔案局從2002年起在全省推行了這一規(guī)則。
歸檔文件整理規(guī)則規(guī)定的歸檔文件整理方法
一、件的構(gòu)成《規(guī)則》5.1.1規(guī)定，歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;原件與復(fù)制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報(bào)表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時(shí)除外);簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件;會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件;來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等)一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。
1、單份文件為一件
一般來說，歸檔文件一般以“自然件"為一件，即以單份文件作為一件。如《××局關(guān)于深人學(xué)習(xí)宣傳貫徹黨的十八大精神的通知》《××局關(guān)于開展年度考核工作的實(shí)施意見》等，這兩份文件應(yīng)各自作為一件，每件作為一個(gè)整理單位?！兑?guī)則》修訂還明確了“來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)孓等)一般獨(dú)立成件"，強(qiáng)調(diào)以單份文件作為一件的原則。
2、多份文件為一件
有些文件，比如正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等，各部分雖有一定的獨(dú)立性，但在內(nèi)容上密切相關(guān)，分散整理可能會(huì)出現(xiàn)歸檔不完整，或歸檔后不便于利用，故《規(guī)則》規(guī)定此類文件應(yīng)作為一件進(jìn)行整理。此外，正本與其他稿本、原件與復(fù)制件等，如果沒有組合在一起，其中之一在檢索上往往沒有太大價(jià)值，而且會(huì)增加大量不必要的編目工作，影響到整理和利用時(shí)的工作效率，因而同樣作為一件處理。至于來文與復(fù)文來說，原《規(guī)則》規(guī)定“可為一件"，《規(guī)則》修訂時(shí)改為“一般獨(dú)立成件，也可為一件"，有限度地延續(xù)之前作為一件的整理方法。《規(guī)則》允許將這些文件兩份或多份作為一件，作為整理的基本單位，這是《規(guī)則》靈活性的體現(xiàn)，增強(qiáng)了《規(guī)則》的可操作性，有較大的實(shí)際意義。具體而言，這類文件包括：
(1)正文與附件
附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件;如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為
(2)文件正本與不同稿本
同一文件除正本外，在撰寫、印刷過程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿、定稿等，也可能需要留存。一般來說，這些稿本與正本為一件，但這些稿本過厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件。
(3)轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文
轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件。
(4)原件與復(fù)制件
對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件)，以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件、計(jì)算機(jī)重新打印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。
(5)正本與翻譯本
歸檔文件除正本外，還有其他不同語言的翻譯本(含少數(shù)民族文字文本)需要留存的，一般來說，文件的正本與翻譯本為一件，但翻譯本過厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件;多種不同語言的翻譯本也可各為一件。
(6)中文本與外文本
同一文件除中文本外，還有內(nèi)容與中文文本相對應(yīng)的外文文本需要?dú)w檔的，一般來說，文件的中文本與外文本為一件，但外文本過厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件;多種不同語言的外文本也可各為一件。
(7)報(bào)表、名冊、圖冊等
報(bào)表、名冊、圖冊等一般每冊(本)內(nèi)容都相對完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊(本)作為一件。但報(bào)表、名冊、圖冊等作為文件附件時(shí)，一般與文件一起作為一件。
(8)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄
機(jī)關(guān)在記錄會(huì)議記錄時(shí)，有的使用制式的會(huì)議記錄紙，有的使用專用記事本。使用專用記事本記錄的，一本會(huì)議記錄應(yīng)作為一件保存，但不同年度、不同會(huì)議類型的會(huì)議記錄不應(yīng)作為一件。使用會(huì)議記錄紙記錄的，可以一次會(huì)議記錄作為一件，也可根據(jù)材料厚度自定件數(shù)，如一年或半年的作為一件。
機(jī)關(guān)在形成會(huì)議紀(jì)要時(shí)，一般以一次會(huì)議為一件。
(9)來文與復(fù)文
“來文與復(fù)文"或稱為“往復(fù)文件"，是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，包括“去文與復(fù)文"“來文與辦理結(jié)果"等，從文種上看包括請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等。對于往復(fù)文件，原《規(guī)則》規(guī)定“可為一件"，實(shí)踐中各地區(qū)、各部門也大多采取組成一件的方式進(jìn)行管理，這種做法在紙質(zhì)文件整理上是完全沒問題的，但是如果依此對電子文件或者數(shù)字化成果進(jìn)行整理，來文與復(fù)文為一件可能會(huì)增加管理層次，帶來子件問題。由于各地區(qū)、各部門尚未對子件形成一致意見，《規(guī)則》修訂時(shí)強(qiáng)調(diào)來文與復(fù)文“一般獨(dú)立成件，也可為一件六作為不采取子件形式進(jìn)行文件整理的解決方案。在具體執(zhí)行上，各地區(qū)、各部門可以根據(jù)實(shí)際情況靈活掌握。
需要注意的是，來文與復(fù)文“一般獨(dú)立成件，也可為一件"要與“轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件”的情況相區(qū)分。
(10)文件與文件處理單或發(fā)文稿紙
文書處理較規(guī)范的機(jī)關(guān)，文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與相關(guān)文件作為一件。
①介紹信及存根、新聞報(bào)道材料
介紹信及存根可依材料多少按時(shí)間順序自定件數(shù)，如一年或半年的作為一件。需要注意的是，應(yīng)把同一人的組織關(guān)系(黨、團(tuán))、行政關(guān)系、工資關(guān)系介紹信或存根排列在一起。另外，組織人事部門或有些比較大的系統(tǒng)等，往往形成大量的介紹信或存根，可按原裝訂方式，一冊作為一件，但跨年度的材料應(yīng)分別組件。新聞報(bào)道材料的組件也依此辦理。
②行政審批、處罰等材料
機(jī)關(guān)行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料，以及行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧希淮螌徟蛱幜P材料之間聯(lián)系緊密，如各自組件會(huì)影響檔案的檢索利用。一般情況下，一次審批、審查、核準(zhǔn)、處罰、處分、復(fù)議、國家賠償形成的文件材料應(yīng)作為在組件過程中，還應(yīng)注意不能擅自擴(kuò)大組件的范圍。有的單位將同一事由的若干文件作為一件處理。這種做法雖然使整理工作簡化了，但卻給將來的檢索利用帶來不便。如將某下屬單位申請某項(xiàng)專業(yè)經(jīng)費(fèi)的請示、該局的批復(fù)和局內(nèi)承辦部門的經(jīng)辦過程文件作為一件整理，將來利用者只想查看關(guān)于這項(xiàng)經(jīng)費(fèi)申請工作的經(jīng)辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，不符合深化檢索的指導(dǎo)思想，這種做法應(yīng)該免。
二、件內(nèi)文件排序1.件內(nèi)文件排序規(guī)則
多份文件作為一件時(shí)，件內(nèi)文件之間的排列順序應(yīng)遵循《規(guī)則》5.1.2執(zhí)行，即：
(1)正文在前，附件在后;
(2)正本在前，定稿在后;
(3)轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;
(4)原件在前，復(fù)制件在后;
(5)不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后;
(6)中文本在前，外文本在后;
〈7)來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后;
(8)有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后;正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。
除《規(guī)則》明確說明的情況外，以下情況多份文件作為一件時(shí)應(yīng)注意：
(1)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄應(yīng)按照時(shí)間先后排序;
(2)介紹信及存根應(yīng)按照人員結(jié)合時(shí)間先后排序;
(3)新聞報(bào)道材料應(yīng)按照媒體種類結(jié)合時(shí)間先后排序;
(4)行政審批、處罰等材料應(yīng)結(jié)論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。
2、示例
由于收文和發(fā)文在機(jī)關(guān)歸檔文件中最為常見，數(shù)量也比較多，下面以收文和發(fā)文為例，以圖示的方式直觀地說明件內(nèi)文件的排序情況。
(1)收文
機(jī)關(guān)在收到文件后，一般會(huì)粘貼文件處理單，再對文件進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)處理。
收到的文件有正文、附件的，連同文件處理單一起組成一件。排列的前后順序依次是文件處理單、正文、附件，如圖1所示。
圖1發(fā)文的件內(nèi)排序機(jī)關(guān)發(fā)文一般是先擬稿，填寫發(fā)文稿紙，再對擬寫稿件依次審核后形成定稿，最后印發(fā)正式文件，即正本。因此，發(fā)文稿紙記錄了擬稿形成定稿的審核(甚至修改)過程，與定稿的關(guān)系更為密切。因此，正本、發(fā)文處理單、定稿應(yīng)按前后順序依次排列，如圖2所示。
圖2收文的件內(nèi)排序發(fā)文中如存在附件、復(fù)制件、少數(shù)民族文字文本、外文本的，在正本、發(fā)文處理單、定稿的按前后順序排列的基礎(chǔ)上，再按照《規(guī)則》要求進(jìn)一步排列即可。
