檔案征集工作規(guī)范
本文件確立了檔案征集的基本原則、范圍和標準，規(guī)定了檔案征集工作組織、程序的要求。本文件適用于各級國家檔案館，其他檔案機構(gòu)參照使用。檔案館按照有關(guān)規(guī)定收集散存檔案（3.2）、散失檔案（3.3）和其他有關(guān)文獻的活動。
[來源：DA/T 1-2000，3.1.4，有修改]未保存在法定保管機構(gòu)的檔案。
3.3 散失檔案 removed archives從原形成國家（地區(qū)）散失到國（境）外的檔案。
利用復(fù)印、拓印、翻錄、翻拍、縮微攝影、拷貝、復(fù)寫、印刷、仿真、數(shù)字化等技術(shù)和方法制作內(nèi)容與原件相同的復(fù)制品的行為。
[來源：DA/T 1-2000，8.23，有修改]對檔案的真?zhèn)巍r值、價格等進行判定評估的過程。
3.8 委托征集 entrusted acquisition檔案館以合同方式將具體征集業(yè)務(wù)委托給其他具有相應(yīng)能力和條件的機構(gòu)的行為。依法依規(guī)開展散存檔案、散失檔案征集工作，保障檔案安全、維護各方合法權(quán)益，是做好檔案征集工作的前提。檔案征集工作涉及的法律法規(guī)包括《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國著作權(quán)法》。優(yōu)先征集檔案原件；對不具備征集檔案原件條件的，可征集檔案的復(fù)制件。鼓勵檔案所有者向檔案館捐獻檔案；對具有較高保存價值的檔案，經(jīng)協(xié)商檔案所有者愿意出售的，可依法依規(guī)進行購買。4.4 常規(guī)征集與重點征集相結(jié)合既開展一般性常規(guī)征集工作，又針對館藏缺失和工作需要，開展重點征集工作。凡與本行政區(qū)相關(guān)的各個歷史時期政權(quán)機構(gòu)、社會組織、著名人物形成的檔案，具有典型地方特色或較高歷史、文化、科研價值的檔案均可列入征集范圍，包括但不限于：——記錄中國共產(chǎn)黨發(fā)展歷程中的組織和重要活動、事件、人物等具有重要價值的檔案；
——記錄中華人民共和國成立以來的重大活動、重要事件、重要成就、著名人物等具有重要價值的檔案；
——記錄中華人民共和國成立以前的重要活動、事件、人物等具有重要價值的檔案；
——記錄維護國家主權(quán)和領(lǐng)土完整的具有重要價值的檔案；
——記錄民主黨派、社會團體的重要活動、事件、人物等具有重要價值的檔案；
——記錄與港澳臺事務(wù)相關(guān)具有重要價值的檔案；
——記錄華人、華僑、國際友人等具有重要價值的檔案；
——記錄對外交流、交往具有重要價值的檔案；
——記錄當代經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明等具有重要價值的檔案；
——記錄地方歷史、特色文化、民族藝術(shù)、地方民俗的檔案；
——具有自然、人文、社會科學(xué)研究價值的檔案；
6.1 征集的檔案，應(yīng)至少具有憑證價值、參考價值、研究價值、文化傳承價值中的一方面價值。 6.2 征集的檔案，應(yīng)考慮其稀缺性、代表性以及與館藏檔案的相關(guān)性。6.3 征集的檔案，應(yīng)來源合法、真實可靠、權(quán)屬明確。成立檔案征集部門或指定內(nèi)設(shè)部門（以下簡稱征集部門）承擔檔案征集的職責(zé)，開展日常檔案征集工作。應(yīng)從檔案、圖書、歷史、文博工作及其他相關(guān)領(lǐng)域聘請有鑒定評估工作經(jīng)驗的專家組建征集檔案鑒定專家?guī)?，根?jù)征集檔案特點選取相關(guān)專家組成檔案鑒定專家組，開展具體鑒定評估工作。著眼于檔案館自身定位、館藏實際和檔案事業(yè)發(fā)展趨勢，編制征集工作總體規(guī)劃或中長期規(guī)劃；制定年度征集計劃或工作方案，規(guī)范有序開展征集工作。征集工作中所需的鑒定、購買、差旅、會議、獎勵等費用納入檔案館年度預(yù)算安排。開展專題征集的，可視情況向社會發(fā)布征集公告，廣泛尋找征集線索。調(diào)查征集檔案的類型、數(shù)量、完整程度和保管情況，對征集檔案的來源、權(quán)屬以及是否符合征集范圍等情況作出結(jié)論。組織不少于3名相應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域的專家，對征集檔案的真?zhèn)?、價值及估價進行鑒定評估，出具明確、一致的專家鑒定意見書（見附錄A）征集部門根據(jù)專家鑒定意見書編制接受捐獻方案，提交館務(wù)會（或館長辦公會，下同）批準。方案應(yīng)包含：接受捐獻檔案的類型、數(shù)量、完整程度和保管情況、著作權(quán)（詳細注明存在特定期限或只獲得部分著作權(quán)的情形）、捐獻者身份、意愿及特殊約定等。組成不少于3人的工作小組，與捐獻者就接受捐獻檔案的利用、公布等事項進行談判與協(xié)商，包括但不限于是否存在不宜向社會公開的內(nèi)容或明確限制他人使用的內(nèi)容等，達成一致后確定征集意向。征集部門對接受捐獻事項形成決策意見建議，提交主要負責(zé)人或館務(wù)會批準。與接受捐獻者簽訂檔案接受捐獻協(xié)議，核對檔案數(shù)量，明確征集檔案的所有權(quán)和處置權(quán)，明確捐獻者的其他特殊約定；填寫《接受捐獻檔案登記表》（見附錄B），清點登記入庫。國家檔案館應(yīng)當根據(jù)捐獻者意愿舉行捐獻儀式，頒發(fā)捐獻證書；或以適當方式表揚或獎勵。征集部門按照專家鑒定意見書的估價，參考本館征集同類檔案價格和其他檔案館、博物館征集購買的價格，提出征集檔案估價建議，并以此為基礎(chǔ)編制征集工作方案提交館務(wù)會批準。方案應(yīng)包含：購買檔案的類型、數(shù)量、完整程度和保管情況、著作權(quán)（詳細注明存在特定期限或只獲得部分著作權(quán)的情形）估價、出售者身份、特殊約定、經(jīng)費預(yù)算等。組成不少于3人的工作小組與檔案所有者洽商，洽商以征集檔案估價為上限，達成一致后確定征集意向。檔案所有者委托拍賣的，檔案館參與競拍的價格以征集檔案估價為上限。召開館務(wù)會，對談判與協(xié)商結(jié)果進行集體研究審議，形成征集決策意見。征集部門起草購買合同文本，核對檔案數(shù)量，明確征集檔案的所有權(quán)和處置權(quán)，明確價款、稅費、交付期限及方式等，并進行法律審查；簽訂購買合同；按合同支付費用，填寫《購買檔案登記表》（見附錄C），清點驗收，登記入庫。通過拍賣方式取得的，依據(jù)拍賣的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。通過委托方式代為征集的，應(yīng)遵守政府采購相關(guān)規(guī)定，選擇具有相應(yīng)業(yè)務(wù)能力和相關(guān)工作經(jīng)驗的被委托方征集，與其簽訂委托征集協(xié)議，在征集檔案范圍、類別、鑒定、審批、協(xié)議或合同簽訂、資金支付、移交等方面明確責(zé)任與義務(wù)。具體按照8.1~8.4規(guī)定的程序執(zhí)行，征集部門應(yīng)對被委托方的征集工作進行監(jiān)督。征集進館的散存檔案、散失檔案驗收入庫后，應(yīng)盡快完成整理編目等工作。
征集部門應(yīng)將專家鑒定意見書、捐獻協(xié)議、購買合同、委托征集協(xié)議、檔案登記表、征集成果照片、征集檔案目錄、捐獻或出售檔案者的情況資料、館務(wù)會會議紀要以及在征集過程中產(chǎn)生的其他資料及時歸檔。征集檔案的開放與利用，在遵守國家有關(guān)檔案開放與利用相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，捐獻協(xié)議或購買合同中有特殊約定的，應(yīng)按照特殊約定辦理。
