檔案數字化的管理流程

當前，檔案數字化是一項重要的集中托管業務。各數字檔案代管機構提供一系列的數字化加工服務，包括排序整理、格式轉換、數據錄入、文件掃描、數字圖像保證計劃、個性化服務等，今天小編主要就是帶大家了解檔案數字化的管理流程。

　　1.檔案數字化管理流程

　　（1）開展檔案數字化工作需求調研

　　在具體開展檔案數字化之前，先對此項工作的實際需求展開調研，包括調查檔案館(室)藏的數量、質量，現有管理和服務狀況；歸納國內外同類機構的經驗教訓；分析檔案數字化工作的效益；研究檔案數字化工作的可行性和必要性；明確檔案數字化的工作目標，以及為達成目標所需資金、人員、時間、制度等條件；對檔案數字化工作提出相關建議等。可聘請第三方機構或人員參與需求調研，最終需形成調研報告。

　　（2）制訂檔案數字化工作計劃

　　應在調查研究的基礎上制訂檔案數字化工作計劃，明確檔案數字化工作的目標、工作內容、人員組織和職責分工、主要技術指標和方法、驗收依據、安全管理措施、進度安排、經費預算、招投標事宜等。制訂科學合理的工作計劃，有助于合理安排各項資源，監督、檢查工作質量和工作進度，保證檔案數字化的合法化和標準化，并獲得較高的投資回報。

　　（3）組建工作隊伍，配備相關條件

　　檔案數字化工作的組織形式主要包括以下幾種:

　　外包式。即通過簽訂合同的方式由檔案館以外的人員(通常來自數字化專業公司)承擔檔案數字化工作。采用這種組織方式，一方面較少占用館(室)內部的人力資源，不影響其他日常工作的開展;另一方面通過購買社會專業化服務，可以提高工作效率，節約成本。外包式是檔案數字化工作常用的組織模式，需要注意的是從事檔案數字化業務的公司般缺乏檔案專家和長期從事檔案專業工作的技術隊伍，存在工作質量不符合檔案管理要求的風險，需要在合同中明確質量要求和驗收標準，并施以必要的監督和指導。

　　自建式。即成立專門從事檔案數字化工作的工作機構，或從相關處室抽出有關人員組成臨時小組，前者適合長期性的檔案數字化工作，后者適合工作量集中、任務急、為時短的檔案數字化項目。檔案人員熟悉檔案業務，可有效保證數字化成果的質量，但可能造成檔案館(室)人手緊張，影響日常工作。

　　內外組合式。即由檔案館(室)工作人員和社會上招聘的人員共同組成檔案數字化隊伍。這種組織方式綜合了外包式和自建式的優點，數字化成果質量和工作效率高，也有利于通過實踐鍛煉培養技術骨干。

　　隊伍組建完畢之后，需要為之配備一定的工作條件，包括場所、資金、時間等。應明確和制定相關的規章制度，如檔案數字化加工操作規程、檔案機讀目錄格式等，以保證檔案數字化的科學性和規范化。必要時還應對有關人員進行培訓，使其更全面清楚地了解檔案數字化的方法和要求。

　　（4）監控檔案數字化工作的開展

　　在具體開展檔案數字化預處理、加工、處理、組織、存儲、服務、維護的業務流程中，有關責任方要按照工作計劃開展必要的監督和檢查，及時發現問題，并予以糾正和調整。

　　（5）評估數字化工作成果

　　在檔案數字化業務告一段落之后，應組織相關力量，采取科學的評估方法對數字化工作成果進行評估，內容涉及數字化資源的利用率、易用性、保存情況等多個方面。評估人員可能來自檔案館(室)內部、第三方機構，也可以是兩者的結合。評估結果是改進后續檔案數字化工作的依據，也可為檔案部門爭取更多數字化方面的投入提供必要的支持。

　　2.企業如何加強檔案管理、數字化管理

　　（1）文書處理以及歸檔開展數字化管理

　　檔案工作最基礎的內容是文書工作，而文書工作的質量在很大程度上會影響檔案工作的質量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網范圍內依次傳閱，并提前設定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發出相關信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。

　　（2）加快系統工程建設

　　檔案電子化建設涉及了總體設計、軟件開發、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設備選型以及查詢管理等多項內容，這是一項系統工程。為了實現海量檔案信息高效錄入與保管，系統會利用磁盤陣列存儲、雙服務器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現資料丟失問題。

　　（3）構建信息技術支撐系統

　　系統要具備平滑升級能力

　　信息技術支撐系統將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應用，可以大大擴充系統存儲容量。存儲系統本身要具備良好的可拓展性，實現在線擴容的同時具備保護功能。

　　系統要具備良好的可靠性

　　信息技術支撐系統應用的各種磁盤陣列產品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結構等方面需要采用冗余設計，避免存在單點故障，從而保證系統運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統對硬件要求非常嚴格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統應用的連續性提供重要保證。

　　（3）提升檔案管理人員的綜合素質

　　檔案管理人員作為數字化檔案管理工作的主要執行者與實施者，其專業水平與綜合素質的高低直接關系檔案管理工作的質量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應用檔案數字化技能。此外，在全新發展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質，學習各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。

　　（4）加大設備引進與更新投入

　　設備是檔案數字化管理中必不可少的內容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數字化檔案管理進程中，要加大設備投入，積極引進現代化設備，及時更新計算機系統與程序。除了要做好軟件設備的更新工作，還要更新落后的硬件設施，并加強對硬件設備的保養，這樣不僅可以延長設備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優秀的經驗，注重資源轉換與共享，建立健全數字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。