什么是數(shù)字檔案館？

數(shù)字檔案館，是指各級(jí)各類(lèi)檔案館運(yùn)用現(xiàn)代管理理念和新一代信息技術(shù)，對(duì)檔案實(shí)體和檔案數(shù)字資源進(jìn)行收集、管理、保存、利用等業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化特征的運(yùn)行體系。 

 通俗理解，數(shù)字檔案館把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、實(shí)物檔案等傳統(tǒng)檔案，統(tǒng)統(tǒng)變成電子版，和電子檔案、數(shù)字信息資源等，一起管起來(lái)，存進(jìn)“云倉(cāng)庫(kù)”，用手機(jī)、平板、電腦就能隨時(shí)查，讓找檔案、用檔案變得像點(diǎn)外賣(mài)一樣方便。 

 數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容，包括基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、檔案數(shù)字資源、檔案共享利用、制度規(guī)范、安全保障等方面。 

  一句話(huà)通俗說(shuō)數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容   

     1.搭個(gè)“云倉(cāng)庫(kù)”  建機(jī)房、裝服務(wù)器（存檔案的“大硬盤(pán)”），拉高速網(wǎng)絡(luò)（讓數(shù)據(jù)跑得快）。 2.把檔案“搬上網(wǎng)”   掃描紙質(zhì)檔案、修復(fù)照片檔案、轉(zhuǎn)錄音頻、變成電子檔案，收集電子檔案等。 3.配個(gè)“智能管家”  開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)：自動(dòng)分類(lèi)檔案、各種功能、還有各種AI應(yīng)用，用手機(jī)、電腦等一鍵查資料。 4.加把“安全鎖”  防黑客、防數(shù)據(jù)丟失（像給檔案庫(kù)房裝防盜門(mén)+兩把安全鑰匙）。 5.網(wǎng)站、APP、小程序等查檔案 在線(xiàn)查，在線(xiàn)看，下載，還能郵寄，發(fā)郵箱，看展覽，沉浸式體驗(yàn)。 

  數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容   

     1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) ?  機(jī)房建設(shè)  按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（如GB 50174 - 2017《數(shù)據(jù)中心設(shè)計(jì)規(guī)范》）建設(shè)機(jī)房。機(jī)房選址要考慮地質(zhì)穩(wěn)定、電力供應(yīng)穩(wěn)定等因素。內(nèi)部配備高性能的服務(wù)器、交換機(jī)、路由器等硬件設(shè)備，同時(shí)安裝空調(diào)系統(tǒng)保證適宜的溫度和濕度，消防系統(tǒng)防止火災(zāi)隱患，以及不間斷電源（UPS）確保在停電時(shí)設(shè)備能持續(xù)運(yùn)行。  ?  網(wǎng)絡(luò)平臺(tái) 構(gòu)建專(zhuān)用的局域網(wǎng)時(shí)，要根據(jù)館內(nèi)布局和設(shè)備分布合理規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)  ，如采用星型拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)便于管理和擴(kuò)展。對(duì)于廣域網(wǎng)連接，要選擇可靠的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)提供商，確保網(wǎng)絡(luò)的帶寬能夠滿(mǎn)足大量檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)男枨螅⑶也捎眉用芗夹g(shù)（如SSL/TLS協(xié)議）保障網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩浴?nbsp; ?  存儲(chǔ)設(shè)備 配置在線(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備，如高性能的磁盤(pán)陣列，用于存儲(chǔ)經(jīng)常訪(fǎng)問(wèn)的檔案數(shù)據(jù)，以滿(mǎn)足快速讀寫(xiě)的需求。同時(shí)設(shè)置離線(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備，如磁帶庫(kù)，用于備份和長(zhǎng)期保存不常訪(fǎng)問(wèn)的檔案數(shù)據(jù)。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性。   2.系統(tǒng)軟件和應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā) ?  操作系統(tǒng)  根據(jù)檔案館的規(guī)模、預(yù)算和技術(shù)支持能力選擇操作系統(tǒng)。對(duì)于大型檔案館，可能選擇Linux操作系統(tǒng)，因其具有高度的穩(wěn)定性、安全性和可定制性；對(duì)于中小型檔案館，Windows Server系統(tǒng)也可能滿(mǎn)足需求，并且在與微軟相關(guān)的辦公軟件和其他應(yīng)用集成方面具有優(yōu)勢(shì)。  ?  數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng) 選用如Oracle Database  、MySQL或SQL Server等數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。Oracle Database適合處理海量數(shù)據(jù)和高并發(fā)訪(fǎng)問(wèn)的大型檔案館；MySQL具有開(kāi)源、成本低、性能優(yōu)良等特點(diǎn)，在中小型檔案館中應(yīng)用廣泛；SQL Server則在與企業(yè)級(jí)應(yīng)用的集成方面表現(xiàn)出色。數(shù)據(jù)庫(kù)要能夠支持對(duì)檔案元數(shù)據(jù)（如檔號(hào)、題名、日期等）、內(nèi)容數(shù)據(jù)（如文檔正文、圖像數(shù)據(jù)等）的高效存儲(chǔ)、檢索和管理。  ?  應(yīng)用系統(tǒng) 開(kāi)發(fā)或選用功能全面的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，涵蓋檔案的收集模塊，能夠自動(dòng)接收和導(dǎo)入來(lái)自不同渠道（如電子政務(wù)平臺(tái)、內(nèi)部辦公系統(tǒng)）的電子文件；管理模塊，可進(jìn)行檔案的分類(lèi)、編目、鑒定等操作；存儲(chǔ)模塊，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)和組織；利用模塊，提供多種檢索方式（簡(jiǎn)單檢索、高級(jí)檢索、模糊檢索等）方便用戶(hù)查找檔案。   3.檔案資源建設(shè) ?  電子文件接收 建立嚴(yán)格的電子文件接收標(biāo)準(zhǔn)和流程。在接收電子文件時(shí)，要對(duì)文件的格式、元數(shù)據(jù)（如來(lái)源、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間等）進(jìn)行審核，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。采用數(shù)字簽名、哈希算法等技術(shù)驗(yàn)證文件的來(lái)源和未被篡改。  ?  檔案數(shù)字化 制定詳細(xì)的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括掃描分辨率（如對(duì)于A4幅面的紙質(zhì)檔案，黑白掃描分辨率不低于300dpi）、圖像格式（如JPEG、TIFF）、命名規(guī)則等。運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化設(shè)備（如高速掃描儀、大幅面掃描儀）和軟件（如Adobe Acrobat Pro  等）對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，同時(shí)對(duì)特殊載體檔案（如古籍、地圖等）采用特殊的數(shù)字化技術(shù)。  ?  資源整理  按照檔案分類(lèi)法（如《中國(guó)檔案分類(lèi)法》）對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)檔案的題名、責(zé)任者、日期等要素進(jìn)行著錄，將檔案文件與相應(yīng)的元數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，使檔案信息有序化。通過(guò)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便用戶(hù)查詢(xún)和利用檔案。  ?  資源庫(kù)建設(shè) 構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)檔案的基本信息，便于快速檢索。同時(shí)建立內(nèi)容數(shù)據(jù)集，將檔案的實(shí)際內(nèi)容以合適的格式存儲(chǔ)起來(lái)。采用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行長(zhǎng)期保存，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換，以確保檔案的長(zhǎng)期可讀性。   4.保障體系建設(shè) ?  安全保障  依據(jù)信息安全等級(jí)保護(hù)制度（如三級(jí)等保要求），采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）、防病毒軟件等安全防護(hù)措施。對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，如采用AES（高級(jí)加密標(biāo)準(zhǔn)）算法對(duì)敏感檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密。定期進(jìn)行安全漏洞掃描和安全評(píng)估，及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全問(wèn)題。  ?  管理制度 建立涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理制度。明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，制定檔案借閱、歸還、銷(xiāo)毀等流程的規(guī)范，建立檔案工作的考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制，確保檔案管理的規(guī)范性和有效性。  ?  人員培訓(xùn)  針對(duì)檔案管理人員開(kāi)展多層次的培訓(xùn)。包括信息技術(shù)基礎(chǔ)培訓(xùn)，如計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等；檔案管理軟件使用培訓(xùn)，使他們熟練掌握數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能；以及信息安全意識(shí)培訓(xùn)，提高他們對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全的重視程度和保護(hù)能力。   5.服務(wù)效能提升 ?  服務(wù)能力 優(yōu)化檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案的全過(guò)程管理，從檔案的形成、收集到最終利用的各個(gè)環(huán)節(jié)都能高效銜接。通過(guò)建立用戶(hù)反饋機(jī)制，及時(shí)了解用戶(hù)需求，改進(jìn)服務(wù)方式，提高檔案利用的便捷性。  ?  效能提升 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案利用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解用戶(hù)需求熱點(diǎn)和趨勢(shì)，以便調(diào)整檔案管理和服務(wù)的重點(diǎn)。運(yùn)用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和智能化，如自動(dòng)編目、智能推薦相關(guān)檔案等，增強(qiáng)檔案服務(wù)的智能化水平。  ?  公眾服務(wù) 通過(guò)建設(shè)官方網(wǎng)站、移動(dòng)應(yīng)用程序等方式，在互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)平臺(tái)上提供便捷的檔案查詢(xún)和利用服務(wù)。在網(wǎng)站和應(yīng)用程序上設(shè)置清晰的檔案查詢(xún)?nèi)肟冢峁┒喾N檢索方式，并且根據(jù)用戶(hù)類(lèi)型（如普通公眾、學(xué)者、企業(yè)用戶(hù)）提供個(gè)性化的服務(wù)界面。同時(shí)，積極開(kāi)展檔案展覽、文化宣傳等活動(dòng)，擴(kuò)大檔案資源的共享范圍，提升社會(huì)公眾的檔案利用體驗(yàn)。        

 一句話(huà)總結(jié)：數(shù)字檔案館就是24小時(shí)在線(xiàn)的檔案庫(kù)，讓檔案歷史資料隨時(shí)可查，可用。