檔案庫(kù)房管理十個(gè)竅門

收藏檔案的專門用房收藏檔案的專門用房。庫(kù)房地址的選擇，以及防熱、防潮(防水)、防火、防盜等方面均有一定的要求。

精彩內(nèi)容

一、左抽右取調(diào)卷法

調(diào)卷時(shí)將所調(diào)檔案左側(cè)的一卷抽出5cm左右。歸還時(shí)可以迅速確定檔案位置、確保歸位檔案的準(zhǔn)確。..左抽方便右手歸卷;同時(shí)還可以對(duì)是否歸檔起到提醒作用。

二、盒裝檔案倒置法

對(duì)于以“件”為單位整理、裝盒保管的檔案，調(diào)出時(shí)將檔案盒倒置，歸還時(shí)一目了然。

三、保密檔案兩步審核法

同卷檔案中可能存在密級(jí)文件和開(kāi)放文件，收到調(diào)卷信息后，先通過(guò)檢索文件級(jí)目錄，根據(jù)劃分的等級(jí)和標(biāo)注的顏色審核。如不明確再翻閱卷內(nèi)目錄進(jìn)一步審核，確保提供檔案萬(wàn)無(wú)一失。

四、案卷散頁(yè)檢查法

檔案中因?yàn)檎砘蜓b訂等原因有的存在著散頁(yè)現(xiàn)象，調(diào)閱過(guò)程中容易發(fā)生丟失，逐頁(yè)翻查速度太慢，可通過(guò)輕輕抖動(dòng)的方式進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)散頁(yè)，及時(shí)處理。

五、預(yù)排歸卷法

核對(duì)完當(dāng)日調(diào)閱檔案后，首先將所歸檔案按照存放位置的順序排放在歸卷車上，按照順序環(huán)繞庫(kù)房一周即歸完所有檔案，大大提高了工作效率。

六、檔案排列取齊法

在接收檔案上架及整理檔案時(shí)，為使檔案排列整齊美觀，通常將檔案外齊整理，使用取齊板，可快速的取齊整格檔案，方便有效。

七、上松下滿裝卷法

由于密集架上端較高，不同于下面可以從檔案頂部調(diào)取，裝滿檔案后調(diào)取費(fèi)力，采取上端松散進(jìn)行裝卷，可輕松抽取上端檔案，有效的解決了這個(gè)問(wèn)題。

八、三指清點(diǎn)法

清點(diǎn)檔案時(shí)，兩眼平視，同時(shí)用食指、中指、無(wú)名指分別指向所點(diǎn)檔案，一次清點(diǎn)3卷，提高了清點(diǎn)速度。

九、庫(kù)房鑰匙一取準(zhǔn)

將庫(kù)房鑰匙排放在專用鑰匙板上，從左向右，依次排序(為第 一道門、第二道門……)，使用時(shí)可迅速找到所需鑰匙，十分方便，管理起來(lái)也更規(guī)范。

十、庫(kù)房管理多用盒

接收、整理、調(diào)歸卷時(shí)，會(huì)用到一些文具或小工具，為避免頻繁出入庫(kù)房，建立多用盒。(內(nèi)有手電筒、起釘器、各種筆、記事貼、刀片、橡皮、裝訂針、繩等。)使檔案管理工作做起來(lái)很方便