解讀丨紙質(zhì)文件歸檔，千萬別裝錯盒！

編者按：

6.4 裝盒

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

來源：DA/T 22—2015《歸檔文件整理規(guī)則》

以下為整理匯總內(nèi)容，僅供參考。

裝盒包括將歸檔文件按順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒盒脊項目等工作內(nèi)容。作為基本編目的一部分，裝盒環(huán)節(jié)除一些技術性操作外，同樣應該體現(xiàn)出歸檔文件系統(tǒng)化的結果。因此，在裝盒方式、檔案盒盒脊項目設置等方面與分類、排列等的原則和方法是一致的。

一、裝盒要求歸檔文件應嚴格按檔號順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按順序裝入相應檔案盒中。否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

裝盒時，應按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。

這一方面是因為實體查找時是先由歸檔文件目錄條目對應到檔案盒盒脊項目，再由盒脊項目對應到盒內(nèi)文件歸檔章項目，因此盒脊項目的設置必須與盒內(nèi)文件歸檔章的項目相對應，反映出歸檔文件的存址。如果不同類別的歸檔文件混裝在同一盒中，必然會造成盒脊項目設置的混亂，同一欄目填寫時內(nèi)容也會雜亂不堪。

另一方面，檔案館接收檔案進館時，按照進館計劃和接收范圍的不同，對移交檔案的年度和保管期限都有針對性要求。如果同一盒中不同年度和保管期限的檔案混裝，移交時就需要按照檔案館接收標準進行再加工，重編目錄、重新裝盒，帶來大量重復勞動。

裝盒的具體要求包括：

1. 不同年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒。要注意分年度裝盒并不意味著同一檔案盒內(nèi)的文件都是一個年度形成的。例如，跨年度事由形成的文件，在某一年度整理歸檔的，應一起放入歸檔的年度中。

2. 不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

3. 分機構(問題)的情況下，不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。即使某些機構(問題)形成的文件數(shù)量少，裝不滿一盒時，也不宜將其混裝入其他檔案盒，而應通過使用不同厚度的檔案盒來解決。

裝盒時應注意以下問題：

1.應視文件的厚度選擇適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體，站立放置時不至于使文件彎曲受損。有時某個類目的最后幾件文件不夠裝滿一個檔案盒，可選用厚度較薄的檔案盒或橫置式的檔案盒，具體規(guī)格下一部分中將加以介紹。

2.檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只須按照排列的先后順序依次裝盒;一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。