解讀丨歸檔文件整理規則 ，關于備考表的幾點要求

編者按：

6.4.2 備考表

備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期(見附錄E)。

a)盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

b)整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c)整理日期：歸檔文件整理完成日期。

d)檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

e)檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。

——檔案行業標準(DA/T 22—2015)《歸檔文件整理規則》

備考表置于盒內所有歸檔文件之后，用以記錄整理、檢查情況并對盒內歸檔文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明。備考表是機關檔案部門對歸檔文件進行動態管理的有效措施。

備考表上設置的項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期，各項目的填寫要求如下：

1. 盒內文件情況說明

填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況等。整理工作完畢后歸檔文件如有缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理工作時，如某份文件需說明的內容較復雜，歸檔文件目錄備注項中無法填寫，也可以在目錄相關條目的備注項中加“*”號標示，并在各考表中予以詳細說明。

2. 整理人

負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。業務或文書部門整理歸檔的機關，此項一般由該部門負責整理歸檔工作的人員填寫;在機關檔案室進行集中整理的機關，此項一般由檔案人員填寫。

3. 整理日期

填寫歸檔文件整理完畢的日期。

4. 檢查人

負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。此項一般由機關檔案人員填寫，以示對整理質量的監督檢查;也可與機關內部機構負責人聯署，由其對文件材料歸檔的齊全完整情況進行監督檢查。

5. 檢查日期

填寫歸檔文件檢查完畢的日期。備考表的外形尺寸、頁邊和文字區尺寸以及表中各項目的具體位置、尺寸見圖4-8。

歸檔文件在機關檔案部門保存階段內如有變動情況，檔案工作人員應隨時在備考表中注明，以便后續管理以及檔案移交進館等工作得以正常進行。