電子文件歸檔和電子檔案管理新模式的復(fù)制和推廣

電子文件歸檔和電子檔案管理新模式的復(fù)制和推廣

(一)電子文件歸檔和電子檔案管理新模式試點(diǎn)復(fù)制推廣的可行性探究

結(jié)合試點(diǎn)情況，本課題總結(jié)了以下研究和實(shí)踐經(jīng)驗，似可解決或部分解決我國電子文件歸檔和電子檔案管理的一些共性問題，并具備較良好的復(fù)制推廣前景：

1、模式創(chuàng)新，改革電子檔案管理方式

無紙化辦公使傳統(tǒng)檔案的手工管理方式減效或失效，電子文件歸檔、電子檔案管理工作實(shí)踐，為檔案業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)工作方式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)型帶來了發(fā)展機(jī)遇。在自貿(mào)區(qū)開展的試點(diǎn)，建立全新的電子文件歸檔和電子檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)兩個過渡、兩個轉(zhuǎn)變：

一是電子文件歸檔模式從“雙套制”向“單套制”過渡；

二是電子檔案管理方式從“實(shí)體管理”向“信息管理”、“知識管理”過渡；

三是檔案管理手段從“計算機(jī)輔助管理”向“系統(tǒng)控制”、“智能管理”轉(zhuǎn)變；

四是檔案管理人才儲備從“單一型”向“復(fù)合型”轉(zhuǎn)變。實(shí)踐證明，科學(xué)的電子文件歸檔和電子檔案管理方法能夠確?！皢翁字啤惫芾淼碾娮訖n案真實(shí)、完整、可用和安全。

該方法也推動無紙化辦公條件下電子文件歸檔和電子檔案管理工作的創(chuàng)新實(shí)踐。

2、制度配套，規(guī)范電子文件歸檔和電子檔案管理業(yè)務(wù)

規(guī)范是整合和共享的前提，電子文件歸檔和電子檔案管理工作關(guān)鍵在于技術(shù)方案與管理制度配套互補(bǔ)。在試點(diǎn)中，我們堅持對電子文件歸檔和電子檔案實(shí)施全過程管理，堅持以制度和標(biāo)準(zhǔn)為導(dǎo)向，進(jìn)一步明確部門歸檔職責(zé)，研究杭理傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，制訂電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，規(guī)范電子文件的分類、整理、歸檔和電子檔案的鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)需求。

試點(diǎn)按照“電子檔案規(guī)范生成、協(xié)同共享”原則，進(jìn)一步完善標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度，明確了電子文件形成、電子文件歸檔和電子檔案管理各方責(zé)權(quán)，實(shí)現(xiàn)文、檔制度和管理協(xié)同保障。

3、系統(tǒng)控制，開發(fā)電子文檔集約管理平合

通過對試點(diǎn)單位原有的文檔管理系統(tǒng)流程和功能再造，建設(shè)了一套業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)先進(jìn)、性能優(yōu)良、功能完善、界面友好、運(yùn)行安全的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔集約化，以及電子檔案的集中管理；完善了基于電子政務(wù)的電子簽章、電子認(rèn)證技術(shù)應(yīng)用；建立了量化的電子文件歸檔質(zhì)量監(jiān)控體系，定期對電子文件歸檔的數(shù)量、種類和質(zhì)量等各項指標(biāo)進(jìn)行技術(shù)監(jiān)控;綜合運(yùn)用了自動采集、檢測、數(shù)字簽名和元數(shù)據(jù)采集等技術(shù)措施。

這一系列舉措，推動了各部門在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺和互信、互認(rèn)的軟件系統(tǒng)上開展文檔一體化管理，保證了電子檔案真實(shí)完整、安全可靠、長期可用。

此外，針對傳統(tǒng)工作狀態(tài)下文檔脫節(jié)、多頭管理和檔案管理人オ等問題，我們

一是加強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案部門與業(yè)務(wù)部門，信息化部門與系統(tǒng)開發(fā)部門的協(xié)調(diào)，做到文檔工作管理和系統(tǒng)運(yùn)行集約集成，業(yè)務(wù)需求與技術(shù)方案無縫鏈接;

二是要求全員歸檔，強(qiáng)調(diào)文件的產(chǎn)生者就是檔案的形成者，培養(yǎng)形成“全程管理、全員參與”的責(zé)任意識;

三是建立以用促管機(jī)制，在加強(qiáng)電子襠案管理的同時，積極貫徹主動服務(wù)的理念，適時開展檔案信息資源的開發(fā)利用研究;

四是及時對接政策配套，加強(qiáng)與檔案行政管理部門、檔案接收部門的溝通聯(lián)系，確保電子檔案的規(guī)范有序管理，并滿足長期保存的需要。

(二)電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在中國(上海)自貿(mào)區(qū)范圍的復(fù)制應(yīng)用

1、新模式管理對象拓展至各門類電子文件和電子檔案

在文書類電子文件歸檔和電子檔案管理新模式試點(diǎn)成熟的基礎(chǔ)上，課題組將進(jìn)一步推動此種模式在照片類、音像類和業(yè)務(wù)類電子文件歸檔管理方面的復(fù)制推廣，通過數(shù)據(jù)接口調(diào)用各類辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的歸檔數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)資源集約化管理。數(shù)據(jù)接口調(diào)用如下圖所示：

另外，為確保今后電子檔案順利移交進(jìn)館，下一步將不斷完善和優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)的系統(tǒng)對接，并預(yù)留接口，實(shí)現(xiàn)與國家綜合檔案館電子檔案移交接收系統(tǒng)的銜接。系統(tǒng)部署如下圖所示：

2、電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在中國(上海)自貿(mào)區(qū)范圍的復(fù)制應(yīng)用

目前，自貿(mào)區(qū)已擴(kuò)區(qū)至120.72平方公里，除保稅區(qū)管理局外，另設(shè)置了陸家嘴管理局、金橋管理局、張江管理局和世博管理局。電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在保稅區(qū)管理局的試點(diǎn)工作完成后，將著手開展在另外四個片區(qū)的復(fù)制應(yīng)用。

擬在與自貿(mào)試驗區(qū)管委會建立良好的聯(lián)系溝通基礎(chǔ)上，聯(lián)合制發(fā)相關(guān)文件，全面調(diào)研其他各管理局的業(yè)務(wù)工作和文檔管理情況，安裝和運(yùn)行成熟的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)，爭取用2～3年的時間在整個自貿(mào)區(qū)行政機(jī)關(guān)全面推行電子文件歸檔與電子檔案管理單套制模式。

（三）電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在自貿(mào)區(qū)以外的推廣應(yīng)用

近年來，各區(qū)的檔案信息化項目研發(fā)中，不僅重視電子文件歸檔和電子檔案管理的功能研發(fā)，而且普遍將區(qū)域內(nèi)電子文件的集中歸檔、實(shí)現(xiàn)集約化管理作為主要的建設(shè)任務(wù)。

如:長寧區(qū)政務(wù)辦公系統(tǒng)建設(shè)過程中始終貫穿四個統(tǒng)一:

即由區(qū)檔案局統(tǒng)一規(guī)劃組建全區(qū)電子文件歸檔管理系統(tǒng)，統(tǒng)一制訂文件管理與電子檔案管理銜接兼容的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，在電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺上統(tǒng)一開發(fā)電子文件形成、辦理、歸檔與電子檔案移交接收一體化的協(xié)同辦公系統(tǒng)，并統(tǒng)一管理聯(lián)網(wǎng)單位歸檔移交的電子檔案；

靜安區(qū)規(guī)定各機(jī)關(guān)可以采用各自的OA系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺，但電子文件歸檔管理和電子檔案報送接收工作必須使用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺和由區(qū)檔案局統(tǒng)一研發(fā)的軟件；

虹口區(qū)規(guī)定各機(jī)關(guān)可以采用各自的OA系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺，可以自行研發(fā)合適的電子文件歸檔管理系統(tǒng)，但需上報、移交的電子檔案必須按照檔案局統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，并下載至脫機(jī)載體中離線移交檔案館。上述情況為電子文件歸檔和電子檔案管理新模式在各區(qū)的推廣創(chuàng)造了有利的條件。

鑒于擴(kuò)區(qū)后的自貿(mào)試驗區(qū)管委會已與浦東新區(qū)人民政府合署辦公，且浦東新區(qū)電子文件中心系統(tǒng)經(jīng)過多年運(yùn)作已日趨成熟，并逐漸成為新區(qū)電子文件的數(shù)據(jù)中心、管理中心及對外利用中心，可以嘗試在自貿(mào)試驗區(qū)全面復(fù)制應(yīng)用的基礎(chǔ)上，首先在浦東新區(qū)推廣電子文件歸檔和電子檔案管理新模式，并逐步拓展到全市黨政機(jī)關(guān)。

開展電子文件歸檔和電子檔案管理新模式試點(diǎn)，不僅回應(yīng)了自貿(mào)區(qū)的實(shí)際需求，也順應(yīng)了信息化發(fā)展的必然趨勢，同時也是上海檔案部門主動圍繞中心、服務(wù)大局的切實(shí)舉措，對于上海以推進(jìn)自貿(mào)試驗區(qū)建設(shè)為突破口，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)體制改革、政府職能轉(zhuǎn)變，當(dāng)好改革開放排頭兵具有積極意義。

課題組認(rèn)為，全面加強(qiáng)本市電子文件歸檔和電子檔案管理工作，本市檔案部門還應(yīng)重點(diǎn)在以下幾方面作進(jìn)一步的努力：

一是建立宏觀管理機(jī)制，將全面開展電子文件歸檔和電子檔案管理納入本市推進(jìn)智慧城市建設(shè)和本市信息化工作的頂層設(shè)計中，實(shí)現(xiàn)本市信息化發(fā)展規(guī)劃與檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的順利對接；

二是建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，研究和建設(shè)本市統(tǒng)一的電子政務(wù)平臺，開發(fā)和使用通用的文檔一體化辦公系統(tǒng)，從源頭上確保各機(jī)關(guān)電子文件真實(shí)、完整、有效，歸檔及時、準(zhǔn)確、規(guī)范，并進(jìn)一步明確電子檔案的歸屬流向和開發(fā)利用權(quán)限。

三是建立規(guī)范保障機(jī)制，統(tǒng)一制定和發(fā)布相關(guān)規(guī)章制度、操作標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入本市電子政務(wù)績效考核內(nèi)容，同時對推進(jìn)該項工作中所需要的經(jīng)費(fèi)保障、人才保障和技術(shù)保障等需求給予足夠的重視和支持。