解讀DA/T 28—2018《建設項目檔案管理規范》 項目電子檔案管理

DA/T28—2018《建設項目檔案管理規范》，自2018年10月1日起實施，蘭臺之家整理相關解讀文章，便于伙伴們參考。若有任何問題敬請最下方留言。

本期解讀內容為《建設項目檔案管理規范》

9.1項目電子檔案管理

9.2 項目電子檔案管理

9.2.1 項目電子檔案可參照紙質檔案的分類方案進行整理。

9.2.2項目電子檔案的保管、有效性保證、鑒定和利用應符合GB/T18894(《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》)的規定。

紙質檔案分類戳：

國標 GB/T15418-2009 檔案分類標引規則

高等學校檔案實體分類法和高等學校檔案工作規范

檔案行業標準(DA/T 22—2015)《歸檔文件整理規則》

電子檔案標準戳：

檔案工作者收藏丨電子文件歸檔與電子檔案管理規范(GB/T 18894-2016)

《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范(DA/T38-2008)》

《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T29194)

解讀：保管

電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

1.歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

2.環境溫度選定范圍: 光盤：17℃— 20℃，磁性載體：15℃— 27℃ ;相對濕度選定范圍：光盤：20%—50%，磁性 載體：45%—60%。

3.存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

有效性保證

1. 應定期對磁性載體進行抽樣檢查，抽樣率不低于10%; 抽樣檢測過程中如果發現永久性誤差時應擴大抽檢范圍 或進行100%檢測，并立即對發生永久性誤差的磁性儲存 介質進行復制或更新。

2.對光盤進行定期檢測，檢測結果超過三級預警線時應立即進行更新。CD-R光盤的塊錯誤率BLER〈200，DVD±R光盤的奇偶校 驗內碼錯誤PIE〈240。

鑒定

1. 電子文件及其元數據形成、收集、歸檔符合制度要求;

2.電子文件與元數據能一一對應，數量準確且齊全完成;

3.電子文件與元數據格式符合要求;

4.以專有格式歸檔的其專用軟件、技術資料等齊全完整;

5.加密電子文件已解密;

6.電子文件及元數據經安全網絡或專用離線存儲介質傳 遞、移交;

7.電子文件無病毒，電子文件離線存儲介質無損傷、可正常使用。

利用

各單位應當建立電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項目電子檔案方便快捷利用，同時確保項目電子檔案在利用中的安全。

1.反映電子檔案利用過程的相關信息應當記錄和保存。

2. 加強電子檔案利用基礎設施建設，建立健全相關制度， 采取有效措施促進信息資源共享，保證電子文件在規定 時間、地域、機構、人員范圍內得到方便快捷的利用。

3. 凡帶密級尚未解密或內部使用不宜公開的電子檔案不得 互聯網上運行。

4. 對在專網或其他內部網上運行的、具有保密要求的電子 檔案提供利用時，應設置使用權限認證系統或履行使用 審批手續。

5.應當為利用者提供真實、可靠的電子檔案，并采取有效 措施確保電子檔案不受損害。

6. 電子檔案應有文件級的計算機檢索目錄，計算機檢索目錄與電子檔案原文應建立持久有效的關聯。

7.電子檔案的利用系統應設置科學、嚴格的權限控制機制， 完善審批和登記程序，確保任何電子檔案不會超授權范 圍利用、復制或公布。

電子檔案管理系統要求

9.2.3 建設單位應建立項目電子檔案管理系統，管理項目 全部電子檔案，系統應具備接收登記、分類組織、鑒定 處置、權限控制、檢索利用、安全備份、統計打印、移 交輸出、系統管理等基本功能。

9.2.4 接入內部網的項目檔案信息管理系統，應建立操作日志，通過身份認證、訪問控制、信息完整性校驗、防 火墻、入侵檢測等技術手段和管理方法確保檔案數據得到有效保護，防止因偶然或惡意的原因使網絡數據遭到 破壞、更改、泄露，杜絕網絡系統上的信息丟失、篡改、失泄密、系統破壞等事故發生。

電子檔案備份

9.2.5 項目電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應當異地異質備份。

解讀：

?異地：結合建設單位和上級統一部署安排。

?異質：異質的幾種形式

?可采取近線備份或離線備份兩種方式。

近線備份要求

1.宜采用磁帶備份系統進行近線備份，應定期對電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統的配置系統和日志數據等進行全量、增量或差異備份。

2.電子檔案數據量達到一定量且條件許可時，可實施電子檔案管理系統和數據庫系統的熱備份。

離線備份

數據遷移

9.2.6 在計算機軟、硬件系統更新前或數據格式淘汰前， 項目電子檔案管理部門應將項目電子檔案遷移到新的系統或進行格式轉換，保證其真實、完整和在新環境中完全兼容。

解讀：

電子檔案的遷移一般包含介質間的遷移和系統間的遷移：介質間的遷移一般發生在電子檔案存儲介質臨近使用壽命時;系統間的遷移一般發生在電子檔案數據格式改變或其所依托的信息系統升級時。

(1)介質間遷移 保存在脫機載體中的電子檔案應每滿4年遷移一次，數據遷移至新載體后即刻進行一次檢查。原備份載體至少再保存4年，保存 期滿后按相關保密規定處理，用作電子檔案備份的載體不得用于其 他任何用途。

此外，檔案部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新 情況進行一次檢查登記，設備更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應及時進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于4 年。保留期滿后，載體按保密要求進行處置。

(2)系統間遷移 各單位進行信息系統升級改造時，檔案部門要密切配合信息化部門，及時將電子檔案真實、完整、可用和安全的遷移至新的系統 中。原系統中的數據保留時間不少于4 年。保留期滿后，載體按保 密要求進行處置。

電子檔案銷毀

9.2.7項目電子檔案失去保存價值后，應在履行銷毀審批手續后，采 取有效技術措施進行信息清除工作。屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應按國家保密法規實施。

解讀：

1.應從在線存儲設備、異地容災備份系統中徹底刪除應銷毀電子檔案， 電子檔案管理系統應在管理過程元數據、日志中自動記錄鑒定、銷 毀活動，將被銷毀電子檔案的元數據移入銷毀數據庫。

2.應銷毀電子檔案的離線儲存介質，應對其實施破壞性銷毀。實施 銷毀前，應對備份其中的其他電子檔案進行離線存儲介質的轉換。

3.屬于保密范圍的電子檔案，其銷毀應按國家保密規定實施。

4.銷毀電子檔案應進行登記，并將登記結果歸檔保存。