檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容及方案

　　檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容在檔案信息化建設(shè)過程中，首先需要配置穩(wěn)定、可靠、安全和較高性能的信息化硬件設(shè)施，以滿足信息化環(huán)境下檔案收集、管理、利用等基本需求。

　　檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面的內(nèi)容。

　　1、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先*進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。

　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通，具有十分重*要的意義。

　　5、人才隊伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

　　檔案信息化建設(shè)方案

　　1.網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　網(wǎng)絡(luò)就是用通信設(shè)備和線路，將多個計算機連接起來，再配置網(wǎng)絡(luò)管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行信息傳遞，實現(xiàn)資源共享。因此網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是以計算機技術(shù)和通信技術(shù)為基礎(chǔ)的。

　　網(wǎng)絡(luò)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：網(wǎng)絡(luò)布線、交換機、路由器、配線柜、電源(含備用電池組)等設(shè)施;服務(wù)器、終端計算機、輸入輸出和存儲編輯等設(shè)備形成完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

　　網(wǎng)絡(luò)軟件系統(tǒng)包括：網(wǎng)絡(luò)管理軟件、IP地址管理、服務(wù)器數(shù)據(jù)管理、因特網(wǎng)節(jié)點控制、防火墻系統(tǒng)等。

　　2.網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)

　　數(shù)據(jù)庫是按照一定的結(jié)構(gòu)和規(guī)則組織起來的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合，是綜合各用戶數(shù)據(jù)形式的數(shù)據(jù)集合，是存放數(shù)據(jù)的倉庫。數(shù)據(jù)和資源共享這兩種技術(shù)結(jié)合在一起即成為當(dāng)今廣*泛應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(也叫WEB數(shù)據(jù)庫)。

　　(1)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫支撐硬環(huán)境建設(shè)。硬環(huán)境是指網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫賴以存儲、處理、傳遞、流通的外部環(huán)境，包括計算機及網(wǎng)絡(luò)終端，網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備，寬帶、高速、高可靠性、高安全系數(shù)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，信息輸入、輸出、存儲、傳輸?shù)募夹g(shù)裝備等硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和通信網(wǎng)絡(luò)。

　　硬件環(huán)境建設(shè)的任務(wù)是從物理結(jié)構(gòu)和邏輯系統(tǒng)上構(gòu)筑網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的信息運行環(huán)境。

　　(2)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫信息資源建設(shè)。采用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行信息化處理及存儲，數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫檔案資源信息建設(shè)。

　　(3)規(guī)則體系建設(shè)。主要包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策、法律法規(guī)等建設(shè)，這是信息管理數(shù)字化的前提。

　　(4)數(shù)據(jù)管理人才培養(yǎng)。檔案館(室)信息化的發(fā)展，不僅需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，而且還需要能夠管理和備份檔案信息庫的數(shù)據(jù)管理人員。為此，要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理的高層次信息人員。

　　(5)經(jīng)濟實力積累。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要相當(dāng)?shù)慕?jīng)費投入，如硬件設(shè)施的配備、軟件的開發(fā)、館藏數(shù)據(jù)化所需的人力物力、網(wǎng)絡(luò)運行的維護(hù)費。

　　3.數(shù)據(jù)存儲與數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)

　　面對海量電子文件的接收和館藏檔案數(shù)字化的需求，要達(dá)到存好、管好、用好的目的，檔案信息數(shù)據(jù)的存儲與備份是檔案信息化工程中必不可少的項目。

　　(1)數(shù)字化檔案信息庫的構(gòu)成。在數(shù)字世界里，機器、數(shù)字媒體、軟件與數(shù)字信息四者總是交織在一起的。數(shù)字信息的儲存、存取與傳遞是互相銜接的，它們受制于硬、軟件與服務(wù)分系統(tǒng)構(gòu)成的技術(shù)系統(tǒng)。

　　數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)是由電子數(shù)據(jù)構(gòu)成的，這些電子數(shù)據(jù)是以電子文件的方式存在的，并以代碼的形式記錄于硬盤、磁帶、磁盤、光盤、U盤等介質(zhì)，同時，數(shù)字檔案信息依賴于計算機系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)上傳輸。

　　(2)存儲方案的確立。在整個檔案信息化建設(shè)中，要對檔案數(shù)據(jù)的各項特點及應(yīng)用要求有一個較完全的把握，然后根據(jù)這些特點確定相應(yīng)的存儲方案，包括硬件配置、備份方案、存儲網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等。數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)，一般具有以下特點：海量數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)格式的多樣化，如文本、、音視頻信息、不同平臺的電子文件等多種格式;數(shù)據(jù)的長期保存;數(shù)據(jù)的在線利用等。在認(rèn)清檔案數(shù)據(jù)存儲特點的基礎(chǔ)之上，結(jié)合對存儲介質(zhì)、存儲方式、備份方式的考察，制定科學(xué)的數(shù)據(jù)存儲方案。

　　(3)數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的選用。數(shù)字信息可否長期存取與介質(zhì)息息相關(guān)，介質(zhì)一旦受損，其載體信息在劫難逃，因此選擇介質(zhì)是第*一步。

　　不同的數(shù)據(jù)及其不同的處理需求對介質(zhì)的要求是不同的。目前有多種存儲介質(zhì)：如CD-ROM、可擦寫光盤、硬盤、軟盤、磁帶等可供選用。

　　(4)數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)。數(shù)據(jù)時刻都在面臨著種種潛在的威脅，如計算機硬件故障、人為操作故障。為防止計算機數(shù)據(jù)的破壞，確保數(shù)據(jù)的安全、有效，必須有組織、有計劃地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份。備份，就是保留一套后備系統(tǒng)。備份是一種數(shù)據(jù)安全的策略，是存儲管理必不可少的一個環(huán)節(jié)。通過備份保證數(shù)據(jù)的安全，實現(xiàn)異地存儲，進(jìn)行災(zāi)難恢復(fù)等。