怎樣通過RFID實現(xiàn)檔案智能管理

檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個檔案管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。

或許為節(jié)約成本考慮您會采用傳統(tǒng)人工管理方式，檔案數(shù)量不多時采用傳統(tǒng)人工管理方式還能行得通，但數(shù)量一多傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問題日益突。據(jù)了解，檔案管理領(lǐng)域都曾出現(xiàn)這樣狀況：使用的傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在系統(tǒng)檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時長、檔案盤點操作不科學(xué)、對失效檔案管理滯后等問題。

如何解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的缺陷?

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和條形碼技術(shù)的快速發(fā)展，將射頻識別技術(shù)和數(shù)字檔案建設(shè)與檔案實體的科學(xué)管理相結(jié)合，實現(xiàn)科學(xué)、高效、高度現(xiàn)代化管理的檔案建設(shè)新模式成為可能。RFID技術(shù)作為一種新型的身份識別、物料跟蹤、生產(chǎn)自動化控制、倉庫管理、鐵路車輛和貨運集裝箱識別等。隨著射頻識別技術(shù)的日益成熟，將射頻識別技術(shù)應(yīng)用于檔案管理是可行和有益的。

依托RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提高館藏檔案管理的效率，而且提高了檔案上架和利用效率。通過檔案盤點，不僅可以準(zhǔn)確掌握檔案的數(shù)量，還可以掌握檔案的類別和實時位置信息，從而實現(xiàn)智能化檔案管理。

RFID檔案管理技術(shù)不僅提高管理效率、更是在降低成本方面起到很大作用，智能檔案架的出現(xiàn)，充分利用RFID技術(shù)，實現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字檔案”。

依靠RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)，可以清點館藏量，不僅能掌握準(zhǔn)確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息。借助智能檔案管理系統(tǒng)，通過對檔案架及粘貼有RFID標(biāo)簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進(jìn)行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細(xì)的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。